EU-Informationssystem: So funktioniert es

Im "EU-Informationssystem" (englisch: information system of the deforestation regualation) erhalten Marktbeteiligte bei Abgabe einer Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement) eine Referenznummer, die sie für die Einfuhr oder Ausfuhr von relevanten Erzeugnissen brauchen. Diese Referenznummer wird entlang der Lieferkette weitergegeben. Die eingereichten Sorgfaltserklärungen überprüfen die zuständigen Behörden der Mitgliedsstaaten, in Deutschland ist dies die BLE.

Das Informationssystem ermöglicht es somit Marktteilnehmern, Händlern und ihren Bevollmächtigten, ihre Erklärungen zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht abzugeben. Das System ist einfach zu nutzen und bietet für die meisten benötigten Angaben Auswahlmenüs zum Anklicken.

Hinweis: Alle, die sich zuvor zur Übung in der Trainingsumgebung des Systems registriert hatten, müssen dies in der finalen Version erneut tun. Die Unternehmenskonten in der Trainingsumgebung wurden gelöscht. Informationen zur aktuellen Schulungsplattform finden Sie unten.

So funktioniert die Registrierung

Zunächst ein Tipp, um Ihnen den Prozess zu erleichtern: Alle Internetseiten der EU-Kommission lassen sich automatisch auf Deutsch übersetzen. Klicken Sie dazu jeweils oben auf das Sprachsymbol „English“, wählen Sie im Aufklappmenü Deutsch aus und starten Sie die automatische Übersetzung.

Quelle: https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login

Wer noch nicht registriert ist, muss auf der Anmeldeseite im rechten grauen Fenster einen Zugang beantragen. Dazu muss jede/r zunächst ein EU-Konto erstellen. Falls Sie dazu eine Anleitung brauchen, folgen Sie dem Link "How to create an EU login account".

Quelle: https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login

Für das EU-Informationssystem selbst hat die EU-Kommission ein Benutzerhandbuch erstellt, das die Nutzer von der Anmeldung bis zur Erstellung der Sorgfaltserklärung führt.

Benutzerhandbuch (Deutsch) zum Herunterladen: User Guide EU-Informationssystem (Deutsch) (PDF, 2 MB, Nicht barrierefrei)

Benutzerhandbuch (Englisch) zum Herunterladen: User Guide EU-Informationssystem (Englisch) (PDF, 2 MB, Nicht barrierefrei)

So funktioniert die Abgabe einer SE

Sind Sie im System eingeloggt, können Sie in verschiedenen Menüs Ihre Auswahl treffen: Sie müssen beispielsweise auswählen, welche Art von Unternehmen Sie sind, dann auf „erstellen“ klicken und in mehreren Schritten Ihre Angaben machen und damit Ihre Sorgfaltserklärung (englisch: due dilligence statement) abgeben.

Benötigte Angaben:

• Aktivität: Import, Export oder heimische Erzeugung
• Handelsort
• Produktart mit HS-Code (zum Beispiel "Sojabohnen", alle Waren sind mit HS-Code im Auswahlmenü vorhanden)
• Menge/Masse/Volumen

Am Ende müssen Sie entweder Ihre Geolokalisierungsdaten des Herkunftsorts der Ware selbst eingeben oder ihre vorbereiteten "GeoJSON"-Dateien importieren. GeoJSON ist ein offenes Standardformat für den Austausch georäumlicher Daten. "JSON“ steht für "JavaScript Object Notation" und ist ein Standardformat, um Daten zwischen verschiedenen Systemen zu übermitteln. Auch "Google Maps", "Bring Maps" oder "Yahoo" verwenden dieses Format.

Sie können dann auf einer Karte sehen, wo sich der von Ihnen eingegebene Ort befindet und müssen die Angaben bestätigen.

Nun können Sie den Entwurf Ihrer Sorgfaltserklärung speichern, ansehen und entweder einreichen oder bearbeiten beziehungsweise löschen.

Mit der Funktion "Als neu kopieren" können Sie eine Sorgfaltserklärung kopieren und erneut bearbeiten, um nicht alle Eingaben mehrfach machen zu müssen.

Wenn Sie sich auf eine andere Referenznummer entlang der Lieferkette beziehen möchten, können Sie dies tun. Dazu müssen Sie die Referenznummer und die Prüfnummer angeben – beide sind im Informationssystem zu finden.

Erklärvideos zum EU-Informationssystem

Was Sie im System tun müssen, um Ihre Sorgfaltserklärung abzugeben, zeigen Ihnen Schritt für Schritt zwei Erklärvideos der EU-Kommission, die Sie mit deutschem Untertitel ansehen können.

Das erste zeigt, wie Marktbeteiligte generell in weniger als zehn Klicks eine Sorgfaltserklärung erstellen können. Das zweite Video erklärt, wie Sie eine Sorgfaltserklärung wiederfinden und als Vorlage nutzen können.

Hier geht es zu den Videos: https://green-business.ec.europa.eu/deforestation-regulation-implementation/deforestation-due-diligence-registry_en?prefLang=de&etrans=de

Mögliche Schwierigkeiten im System

In der Trainingsumgebung gab es ein paar Probleme bei der Erstellung eines Unternehmenskontos, wobei Fehlermeldungen erschienen sind. In der finalen Version sollten diese Hürden schon genommen sein beziehungsweise nach und nach wegfallen. Zur Sicherheit zeigen wir hier noch die Schwachstellen:

1. Button "+ Neuen Unternehmer erstellen"

Quelle: https://webgate.acceptance.ec.europa.eu/tracesnt-alpha/login

Der Button "+ Neuen Unternehmer erstellen" erschien erst, nachdem ein Suchlauf durchgeführt wurde. Selbst wenn Ihr Unternehmen noch nicht im System registriert war und daher neu angelegt werden muss, war dieser Zwischenschritt notwendig: Sie müssen zuerst das Land auswählen, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist, und anschließend – ohne weitere Angaben zu machen – unten rechts auf „Suchen“ klicken. Dann erst öffnete sich das Fenster.

2. Fenster zur Autorisierung öffnet sich nicht

Quelle: https://webgate.acceptance.ec.europa.eu/tracesnt-alpha/login

In einem späteren Schritt geben Sie unten links die EORI-Nummer ein und müssen dies dann mit der ENTER-Taste bestätigen. Ohne diesen Tastendruck erscheint das Fenster zur Autorisierungsanfrage nicht. Doch dieser Klick auf den Button "Autorisierungsanfrage senden" ist notwendig, um den gesamten Vorgang abzuschließen.

Programmierschnittstelle zum Informationssystem für Marktbeteiligte

Marktbeteiligte haben die Möglichkeit, ihre unternehmenseigenen Systeme über eine Programmierschnittstelle (englisch "Application Programming Interface", abgekürzt API) an das Informationssystem anzubinden, um ihre Daten einfacher übertragen zu können. Diese technische Anbindungsmöglichkeit an das EU-Informationssystem können die Unternehmen bereits heute testen.